Tohle je takové zvláštní téma, ale setkávám se často, že si klienti neví rady, jak roztřídit doklady. Pokud máš za rok pár faktur, výpisů z účtu a několik účtenek, pak není co řešit. Když ale budeš mít dokladů několik set až tisíc, chce to trochu oragnizačního pořádku.

Já to dělám tak, že si dávám kompletně všechny doklady do jedné krabičky. Vždy, když přijdu domu, tak jak převléknu sebe, převléknu svoji tašku a peněženku. Vyndám všechny doklady a dám si je do krabičky.

A pak, jak mám čas v průběhu měsíce tak třídím. Vyberu soukromé účtenky, ty podnikatelské si roztřídím na placené hotově a placené kartou nebo převodem z účtu. Tedy vytřídím, zda jsem platila z pokladny nebo z banky. Každé si dám do zvláštní složky, nebo krabičky, podle toho, kolik jich je. K tomu si každý měsíc stáhnu výpisy z banky.

No a pak mám další krabičku na příjmy, tedy na mnou vystavené faktury, příp. paragony tedy platby do pokladny v hotovosti.

Já jsem papíromilec, a potřebuji se těmi doklady prohrabávat, mám asi nějakou zvláštní úchylku, ale je to tak. Pokud ty ji nemáš, tak samozřejmě nemusíš bankovní výpisy a jiné doklady, které máš v počítači tisknout, stačí si vytvořit složky v PC a mít to tam.

No, a když to mám zaškatulkováno, tak si prostě každý měsíc sednu a nacvakám do účetního programu. Pokud ty ho nemáš, tak to vůbec nevadí, stačí použít tabulku v excelu, v ruce bych to tedy nedělala ani já, papíromilec :)

A jelikož tě mám ráda, a chci ti tvoji práci co nejvíce ulehčit, tak jsem pro tebe jednu obyčejnou tabulku připravila. Noo není to bůhví co, ale pro začátek by ti mohla posloužit, a pak už si ji můžeš vytunit podle svých potřeb.

Já jsem jen chtěla trochu ukázat, jak asi na to. Jak si to budeš dělat ty, je jen tvoje věc :). Tohle není nikde dáno.

1. KROK - Připrav si krabičku

Do krabičky začněte ukládat všechny doklady, paragony, faktury, lístky, vše, co nakoupíš. Chce to trochu cviku, ale zvykneš si. Jde o to, aby se ti nějaký doklad nezatoulal. Pokud nakupují pro účely podnikání i jiní členové vaší domácnosti, musíš je to to naučit také. Mně to chvíli trvalo, ale dneska už nám to funguje. Každý kdo přijde domu, nejprve vyhází lístky z kapes a peněženek a pak si může jít po svém.

Můj tip:

nech krabičku někde, kde k ní mají snadný přístup, klidně hned na chodbě, kde se svlékají, když přijdou, pak je to tááák snadné :) a zapomenuté doklady už nemají šanci :)

Já to dělám tak, že mám složku „Podnikání“ v ní mám další na rok např. „2022“ a v té mám další složky „banka“, „vydané faktury“ nebo můžeš mít „příjmy“ pokud máš nějakou aplikaci na paragony a netiskneš si je, další složka budou „výdaje“ tam můžeš stahovat přijaté faktury a doklady, abys nemusela vše tisknout, a další složky dle potřeb „ostatní“ např. sociální, zdr.poj., daně, DPH a tak. To můžeš kdykoli upravovat podle potřeb.

Doklady, které již máš třeba někde v mailu, stáhni, roztřiď a zařaď do složek v počítači

Minimálně 1x za měsíc projdi doklady v krabičce, roztřiď je. Například takto:

* Soukromé – nejprve odděl vaše soukromé nákupy, ty můžeš použít pro hlídání rodinného rozpočtu :). Když jsem se k tomuto kroku kdysi uchýlila, byla jsem překvapená, kam všude nám utíkají penízky. Vyzkoušej :)

* Podnikatelské

•  Příjmy (v hotovosti)
•  Výdaje (v hotovosti) – paragony, faktury, dobírky, …
•  Platby kartou a převodem z účtu
•  Bankovní výpisy
•  Jiné doklady – mzdy, pojistky,…

Opět minimálně 1x za měsíc když doklady zařazuješ do složek, je dobré si je označit. Já to dělám v tu chvíli, když si je zařazuji do složek a šanonů. Než je zařadím, tak je očísluji, zároveň zapíšu do tabulky daňové evidence. Tím se vlastně zkontroluje, kam patří. Je-li daňově uznatelný a patří do šanonu nebo není daňově uznatelný a zařadím jen do ostatních výdajů pro přehled, jak si firma vede. Ale nebudu ho potom započítávat do daňové evidence, resp. do daňového přiznání.

Tip:

Já si čísluji svými čísly, tedy např. Mám fakturu za nákup zboží, ta má svoje číslo 2021554 a já si na ní tužkou napíšu svoje číslo FA 1 a zapíšu do tabulky. Pak mám další fakturu za právní poradenství, která má svoje číslo F86412 a já si ji očísluji FA 2 a zapíšu do tabulky s tímto svým číslem, abych později našla. Tak jak jdou moje čísla po sobě, tak mám seřazené faktury v šanonu. U paragonů to dělám stejně, jen si je lepím na papír po více. Ale to si vychytáš podle sebe :)

U vystavených dokladů a faktur je to jasné, tam je pouze moje číslo a tak jak je vystavuji, tak si je i řadím do šanonu.

Pokud ti v krabičce zbydou nějaké doklady, které neumíš zařadit, dej do šanonu „ostatní“ a zařadíš je později nebo vymyslíš vhodnou složku a vytvoříš ji.

Nezapomeň dát krabičku zase na místo, aby mohli všichni odkládat doklady.

Pokud jsš ještě nezačali, tak teď je ten správný čas začít.

Připravila jsem pro tebe praktického pomocníčka v podobě checklistu. Vytiskni si ho a začni s doklady, které již máš. Na konci roku ti doklady poslouží jako podklady pro daňové přiznání.

POZOR:

Nezapomeň, že se doklady musí archivovat, proto nic nevyhazuj, založ šanon nebo krabici a do ní ulož vše, co se týkalo právě ukončeného roku. A začni další rok znovu od začátku.

POZNÁMKA:

Pokud budeš v daňovém přiznání uplatňovat paušální výdaje nebo paušální daň, pak není nutné výdajové doklady za nákupy ukládat. Já to však vřele doporučuji, už několikrát jsem se setkala s tím, že bylo nakonec mnohem výhodnější udělat daňovou evidenci než upaltnit paušály. Nevyužité doklady můžeš vyhodit vždy, ale těžko budeš shánět, pokud si na konci roku vymyslíš,že přeci jen chceš dělat výpočty daní. Určitě doporučuji konzultaci se zkušenou účetní.

Zároveň ti tyto doklady poslouží k přehledu o tom,jak se ti v podnikání daří. Viz tabulky a přehledy a finanční plánování.